N Expérience utilisateur (UX), l'axe d'Aguayo pour repenser les services à l'Universidad del Rosario
Par Rédaction Aguayo
Optimiser le Processus d'admission et, par la suite, améliorer calendrier académique de l’établissement d’enseignement étaient les objectifs. Les clés : connaître profondément l'utilisateur et Allez au-delà de vos exigences.
Le « coup de pied » de lancement
En août 2019, un cabinet du Big Four (terme utilisé pour désigner les entreprises les plus importantes au monde dans le secteur du conseil et de l'audit) et Aguayo ont tenu la première réunion à l'Universidad del Rosario ou kickoff, nom donné au coup d'envoi du football américain et canadien.
La décision de l'institution a été de confier une refonte du processus d'admission à des organisations de contact compétitives, ce qui a lancé une course d'avancement et de réussite basée sur des fondements stratégiques, une méthodologie, un plan de travail, un processus de recherche, des profils d'utilisateurs, entre autres.
L'équipe offensive ne réaliserait le score que d'une seule manière : traverser le terrain en se concentrant sur le soin de l'expérience utilisateur (UX) jusqu'à atteindre la zone des buts.
Juan Manuel Aguayo Agudelo, directeur numérique d'Aguayo, et Consuelo Ardila Castro, directrice des technologies de l'information et des communications de l'Université del Rosario, ont dirigé le projet depuis l'équipe attaquante.
Nous nous appuyons sur les processus de l'institution, ses plateformes de qualité optimale et l'Expérience Utilisateur (UX). Rassembler tous les facteurs pour obtenir le meilleur produit était le plus grand défi » :
Ateliers UX
Et dans ce jeu, quelle était la défense ? La mise en œuvre de l'Expérience Utilisateur (UX) est progressive, elle se fait à travers des activités qui la font prendre conscience et donnent des résultats. Parfois, les personnes impliquées créent de la résistance.
Carolina Rincón Marín, analyste de projet à l'Universidad del Rosario et chef de projet dans la refonte des admissions, raconte comment elle a vécu la première phase :
Nous avons dû apprendre beaucoup de choses pour savoir comment demander et comment tendre la main. Par exemple, nous avons eu du mal à rejoindre les étudiants et à comprendre comment les encourager à participer à des activités.
Les entrepreneurs ont trouvé de multiples façons de faire tomber les barrières, afin de définir la valeur et les objectifs de la stratégie UX. Ceux-ci ressemblent à l’ADN, en raison de leur caractère unique : même si la même technique est appliquée, le diagnostic et les solutions seront toujours différents.
Iván Darío Vergara Lozano, coordinateur des admissions à l'Université du Rosario, affirme qu'il a fallu dresser une cartographie détaillée du processus que traversaient les candidats, trouver les moments de vérité et trouver la manière appropriée d'intervenir.
« Notre intérêt permanent est d’assurer les meilleurs résultats et la meilleure expérience à nos candidats. »
Méthode KJ ou diagramme d’affinité
Grâce à cette catégorisation, créée par l'anthropologue Jiro Kawakita, il a été possible d'organiser et d'identifier des modèles dans les opinions des différents participants, d'avoir une vision claire des problèmes à résoudre en termes de services, de parties prenantes, de publics, de technologie, de principaux processus opérationnels et commerciaux impactés et d'interactions clés.
Afin de trouver des points communs entre les avis des domaines Admissions, Marketing, Technologie et Gestion organisationnelle de l'établissement, six questions ont été posées :
- Comment sont les étudiants de l’Université del Rosario ?
- Que recherche le candidat à l'Universidad del Rosario ?
- Pourquoi l'Universidad del Rosario et pas la compétition ?
- Que devrait-il contenir et à quoi devrait ressembler le processus d’admission ?
- Pourquoi les candidats se plaignent-ils du processus d'admission ?
- De 0 à 10, comment évalueriez-vous le processus d’admission et pourquoi ?