1. Enfoque general
En Aguayo, el control de calidad forma parte esencial de nuestra cultura de trabajo. Este plan describe los mecanismos con los que aseguramos que cada servicio o producto entregado cumpla con los más altos estándares, alineados a los objetivos del cliente. Aplicamos una metodología Lean-Agile, centrada en resultados, que favorece ciclos iterativos de validación y mejora.
2. Proceso de control de calidad
2.1 Planificación estratégica
- Definición conjunta de objetivos y KPIs claros y medibles.
- Análisis de riesgos y establecimiento de puntos de control.
- Estándares de calidad definidos desde el inicio.
- Validación de criterios de aceptación con el cliente.
2.2 Ejecución y seguimiento
- Desarrollo ágil con entregas parciales y validación continua.
- Documentación sistemática de resultados.
- Revisión de entregables frente a los criterios definidos.
- Monitoreo diario o por sprint, según el servicio.
2.3 Validación y Optimización
- Etapa: Inicio del proyecto
- Actividad de Control: Verificación de objetivos y alcance
- Frecuencia: Única, por proyecto
- Etapa: Desarrollo
- Actividad de Control: Seguimiento de entregables
- Frecuencia: Semanal / por hito
- Etapa: Validación final
- Actividad de Control: Revisión con checklist de calidad
- Frecuencia: Por entrega / Fase
- Etapa: Post entrega
- Actividad de Control: Retroalimentación y análisis de resultados
- Frecuencia: Mensual / por campaña / por proyecto
3. Herramientas y plataformas de control
- Análisis y BI: Google Analytics, Hotjar.
- Marketing Digital: Meta Ads, Google Ads, plataformas de automatización.
- Gestión de Proyectos: Notion.
- Testing y versionado: plataformas A/B testing, GitHub.
4. Roles y responsabilidades
- Project Manager: Planificación y coordinación de entregables.
- Especialistas de Área: Ejecución técnica.
- Analista de Calidad: Verificación de criterios y generación de reportes.
- Cliente / Stakeholders: Validaciones clave y revisión de entregables.
5. Experimentos basados en datos y BI
En proyectos de marketing digital aplicamos un modelo de experimentación basado en datos:
- Diseño de experimentos A/B o multivariantes por canal, audiencia o creatividad.
- Uso de dashboards BI personalizados para toma de decisiones en tiempo real.
- Análisis de comportamiento mediante mapas de calor, funnels, y eventos.
- Optimización basada en evidencia cuantitativa.
- Documentación de aprendizajes para escalabilidad de resultados.
Este sistema nos permite mejorar continuamente, minimizar riesgos y maximizar el impacto de cada acción digital.
6. Mejora continua
- Retroalimentación estructurada después de cada entrega.
- Espacios periódicos de reflexión y aprendizaje en equipo.
- Optimización iterativa de procesos y herramientas.
- Registro de lecciones aprendidas y ajustes metodológicos.
7. Gestión de incidencias
- Detección temprana de desviaciones en métricas o entregables.
- Análisis de causa raíz con el equipo.
- Implementación de soluciones correctivas y seguimiento.
- Actualización de protocolos si es necesario.
8. Documentación y Reportes
Todos nuestros procesos son auditables y están respaldados por documentación actualizada:
- Informes de desempeño y avances.
- Registros de pruebas, aprobaciones y cambios.
- Historial de campañas, entregables y aprendizajes.
- Checklist de calidad aplicados por etapa.
Conclusión
Este plan refleja el compromiso de Aguayo con la calidad, la innovación y la mejora continua. Nos aseguramos de entregar soluciones que no solo cumplen con los estándares, sino que generan un impacto real y duradero.
Manual del Sistema de Gestión de Calidad
1. Introducción
Aguayo es una consultora especializada en diseño de experiencia de usuario (UX), desarrollo de productos digitales, growth marketing y publicidad. Nuestro compromiso con la calidad abarca todos los aspectos de nuestra cultura organizacional, metodologías de trabajo y liderazgo. Este documento detalla los componentes del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Aguayo, alineado con nuestra metodología "Hazlo bien a la primera", la cultura de equipos de alto desempeño, nuestros rituales operativos y el enfoque ágil de mejora continua. El objetivo es garantizar un nivel de excelencia sostenido en la ejecución, la experiencia del cliente y el crecimiento estratégico.
2. Fundamentos de calidad
- Principio: Verdad
- Aplicación en el SGC: Trazabilidad de decisiones, comunicación transparente y visibilidad del trabajo en herramientas colaborativas (Notion, Slack).
- Principio: Confiabilidad
- Aplicación en el SGC: Cumplimiento de compromisos operativos (plazos, alcance, estándares) a través de rutinas de seguimiento y planificación clara.
- Principio: Actitud de servicio
- Aplicación en el SGC: Escucha activa, adaptación al contexto del cliente, enfoque en soluciones y no en justificaciones.
- Principio: Excelencia
- Aplicación en el SGC: Definición de estándares internos, controles sistemáticos, entrenamiento continuo y revisión entre pares.
3. Metodología: Hazlo bien a la primera
La calidad en Aguayo comienza desde la planificación:
- Definición de objetivos claros y medibles: Cada proyecto o acción operativa se inicia con un entendimiento común del entregable, su propósito, requerimientos y criterios de éxito.
- Validación temprana: Se involucra al cliente y a usuarios clave en fases iniciales para confirmar expectativas y evitar reprocesos.
- Planificación realista: Se distribuyen las tareas según capacidades, evitando sobrecarga y mejorando la asignación.
- Revisión entre pares: Los entregables pasan por una evaluación técnica y funcional interna antes de presentarse al cliente.
- Evaluación post-entrega: El aprendizaje es parte del cierre de cada fase; se documentan incidencias, aprendizajes y se actualizan procesos.
4. Componentes del Sistema de Calidad
4.1 Espacios y cadencia operativa
- Frecuencia: Diario
- Espacio: Daily operativos
- Objetivo: Verificar el estado de tareas activas, identificar bloqueos y mantener foco operativo.
- Participantes: Todo el equipo del proyecto.
- Frecuencia: Diario
- Espacio: Reunión de área
- Objetivo: Compartir aprendizajes, identificar oportunidades de mejora, revisar estándares de calidad.
- Participantes: Líderes y miembros del área.
- Frecuencia: Semanal
- Espacio: Weekly internos
- Objetivo: Revisión cruzada de entregables antes del cliente, asegurar cumplimiento de definición de calidad.
- Participantes: Equipo técnico, PM, QA, líder de disciplina.
- Frecuencia: Semanal
- Espacio: Seguimiento con cliente
- Objetivo: Validar entregables, definir prioridades, ajustar dirección técnica o estratégica.
- Participantes: PM, líder de proyecto, cliente.
- Frecuencia: Al cierre del hito del proyecto
- Espacio: Auditoría interna / Retro
- Objetivo: Evaluar desempeño del equipo, revisar incidentes, planear mejoras a nivel equipo o proceso.
- Participantes: Todos los miembros del equipo y líderes.
- Frecuencia: Trimestral
- Espacio: Planeación estratégica
- Objetivo: Alinear metas de calidad, revisar métricas clave y definir objetivos de mejora.
- Participantes: Dirección, equipo de operaciones, lideres de disciplina.
4.2 Roles y responsabilidades
- Rol: PM/Líder de Proyecto
- Enfoque en calidad: Asegura ejecución conforme a tiempos, alcance y requisitos de calidad. Registra riesgos e incidencias.
- Rol: Diseñador UX/UI / Creativos
- Enfoque en calidad: Aplica buenas prácticas de diseño, realiza validaciones con usuario y documenta decisiones visuales.
- Rol: Desarrollador / Tech Lead
- Enfoque en calidad: Cumple estándares de desarrollo, ejecuta pruebas funcionales y mantiene el repositorio actualizado.
- Rol: Analista de BI / Growth
- Enfoque en calidad: Define hipótesis, diseña y monitorea dashboards, ejecuta y valida experimentos de optimización.
- Rol: Líder de área
- Enfoque en calidad: Facilita adopción de estándares internos, lidera entrenamientos, monitorea calidad de entregables del área.
- Rol: Equipo de control de calidad
- Enfoque en calidad: Valida funcionalidad, usabilidad, rendimiento y consistencia entre lo planeado y lo entregado.
5. Gestión de incumplimientos
- Etapa: Detección
- Acción: Incidencias pueden surgir en Dailys, Weeklys, reuniones con cliente o análisis de métricas. Se documenta el incumplimiento en una ficha de calidad.
- Etapa: Registro
- Acción: Se describe el evento, responsables, fecha, impacto y área afectada. Se categoriza por tipo (procesal, técnico, comunicacional).
- Etapa: Análisis
- Acción: Revisión de causa raíz usando metodología estructurada (5 Porqués o Diagrama Ishikawa). Se valida si fue evento aislado o patrón.
- Etapa: Resolución
- Acción: Plan de acción con tareas asignadas, responsables y tiempos definidos. Se valida implementación en próxima auditoría o Weekly.
- Etapa: Prevención
- Acción: Ajustes a procedimientos, documentación de lecciones aprendidas y actualizaciones a plantillas o guías si corresponde.
6. Procesos de control de calidad por área
6.1 Diseño
- Revisión de diseño visual, interacción y consistencia con lineamientos de marca.
- Pruebas internas con usuarios representativos (cuando el alcance lo permita).
- Revisión visual cruzada y checklist de consistencia.
6.2 Desarrollo y tecnología
- Revisión de código entre pares.
- Pruebas unitarias e integraciones automáticas (CI/CD).
- Validación en staging con escenarios reales antes de subir a producción.
6.3 BI y Growth marketing
- Validación de integridad de datos y conexión de fuentes confiables.
- Documentación clara de lógicas de transformación y reglas de negocio.
- Pruebas funcionales con escenarios de usuario definidos por negocio.
- Revisión semanal de dashboards: consistencia, actualización y rendimiento.
- Detección de anomalías críticas en tiempo real.
- Diseño de hipótesis alineadas a los objetivos de conversión o awareness.
- Ejecución de pruebas A/B y multivariables utilizando herramientas especializadas (Meta Ads, Google Optimize, etc.).
- Medición de KPIs clave: CAC, CPL, CTR, ROAS, tasa de conversión.
- Análisis de resultados y decisiones sobre escalado, repetición o descarte de experimentos.
- Documentación de aprendizajes y ajustes a la estrategia en ciclos iterativos.
7. Seguimiento de objetivos y cumplimiento de KPIs
El Sistema de Gestión de Calidad de Aguayo está integrado con el sistema de planeación general de proyectos. Esto permite el seguimiento continuo de los objetivos definidos y el cumplimiento de indicadores clave de desempeño.
7.1 Alineación a objetivos de proyecto
Desde la fase de inicio de cada proyecto se establecen:
- Objetivos generales y específicos de negocio, experiencia o desempeño técnico.
- Criterios de éxito cuantificables, validados con el cliente.
- Desglose operativo en entregables claros, asignables y medibles.
Trazabilidad operativa
Los objetivos se documentan en el kickoff del proyecto Se reflejan en los tableros operativos del proyecto. Se revisan en weeklys con cliente, check-in internos y sesiones de evaluación por disciplina.
Mecanismos de seguimiento:
- Dashboards internos con actualización sistemática.
- Revisión en reuniones operativas (dailys, weeklys, entregas).
- Presentaciones de resultados al cliente.
Ajustes y mejoras basadas en datos
Cuando un KPI no se cumple, se activa un protocolo que incluye:
- Análisis de causa raíz interdisciplinario.
- Implementación de acciones correctivas específicas.
- Revisión del proceso afectado en las sesiones de retro y auditoría interna.
- Registro de aprendizajes para actualización de documentación operativa.
8. Guía de implementación de indicadores de calidad
8.1 Propósito
Esta guía tiene como objetivo establecer las prácticas para el diseño, medición, seguimiento y mejora continua de los indicadores de calidad definidos en el SGC de Aguayo, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos, operativos y de experiencia de cliente.
8.2 Ciclo de gestión de KPIs
- Fase: Definición
- Acción: Establecer KPI y meta por tipo de servicio/proyecto
- Responsable: Dirección + Líder de disciplina
- Frecuencia: Inicio de proyecto
- Fase: Asignación
- Acción: Identificar área responsable de cada métrica
- Responsable: PM/PO
- Frecuencia: Kickoff del proyecto
- Fase: Recolección de datos
- Acción: Automatizada o manual según fuente (Notion, Hubspot, Sales Force, CMS, dashboards, test cases)
- Responsable: PM / Analista / QA
- Frecuencia: Diario o semanal
- Fase: Consolidación
- Acción: Actualización de dashboard de seguimiento
- Responsable: PMO/BI/Growth
- Frecuencia: Semanal
- Fase: Análisis
- Acción: Revisión de desviaciones y tendencias
- Responsable: Equipo de proyecto / Líder de disciplina
- Frecuencia: Weekly / cierre de sprint
- Fase: Mejora
- Acción: Activar medidas correctivas, actualizar procesos
- Responsable: QA / Líder de disciplina
- Frecuencia: Mensual / retro
8.3 Operación de indicadores
- Indicador: NPS
- Fuente de Datos: Encuestas post-entrega / feedback en seguimiento
- Herramienta de Seguimiento: Notion Form / Hoja de cliente
- Revisión: Trimestral
- Indicador: % Avance sobre tiempo planificado
- Fuente de Datos: BBDD Gestión de la operación (estatus y fechas)
- Herramienta de Seguimiento: Tableros de Notion: BBDD de proyectos
- Revisión: Semanal
- Indicador: % Entregables sin reproceso
- Fuente de Datos: Checklist internos + retrabajos registrados
- Herramienta de Seguimiento: Dashboard Notion: BBDD de entregables y tareas
- Revisión: Quincenal
- Indicador: Tareas críticas < 4h resueltas
- Fuente de Datos: Registro de bloqueos críticos (por tags)
- Herramienta de Seguimiento: Seguimiento QA / Notion: BBDD de tareas
- Revisión: Semanal
- Indicador: Nº Experimentos cerrados
- Fuente de Datos: Tablero de experimentos / ciclo Growth
- Herramienta de Seguimiento: Plan de experimentación
- Revisión: Mensual
- Indicador: Nº mejoras procesales documentadas
- Fuente de Datos: Sesiones de retro / auditoría interna
- Herramienta de Seguimiento: Notion: Hoja del proyecto / Slack
- Revisión: Mensual o al final del hito del proyecto
8.4 Buenas prácticas
- Centralizar la visualización: todos los KPIs deben estar visibles para el equipo en una base común (ej. Notion o dashboard compartido).
- Establecer metas desde el inicio: cada nuevo proyecto debe tener los KPIs definidos y documentados en su kickoff.
- Relacionar datos con decisiones: cada desvío debe dar lugar a una hipótesis de causa y una acción de mejora.
- Evitar indicadores decorativos: si un KPI no lleva a decisiones o aprendizaje, debe ser reformulado o eliminado.
- Evaluar mensualmente la vigencia: al menos una vez por trimestre se revisa la utilidad, precisión y pertinencia de los indicadores.
9. Conclusión
El Sistema de Gestión de Calidad de Aguayo está diseñado para sostener una cultura de alto rendimiento, excelencia operativa y mejora continua, integrada con la estrategia del cliente y los desafíos específicos de cada disciplina. Cada entregable es validado no solo por su cumplimiento técnico, sino por su impacto en el negocio y la experiencia de usuario.
"La calidad no es una etapa del proceso, es la forma en que hacemos todo en Aguayo. Cada proyecto es una oportunidad para pensar mejor, trabajar mejor y entregar mejor."
Lineamientos y flujo de aseguramiento de calidad para entregables en Aguayo
Plan de Mejora para Entregables
Propósito
Implementar un flujo eficiente y estandarizado de aseguramiento de calidad que minimice errores y aproveche herramientas de IA entrenadas para automatizar la validación de forma, fondo y coherencia de marca en todos los entregables producidos por Aguayo. Este protocolo es de cumplimiento obligatorio.
Principios Rectores
- Checklist único y aprobado: ninguna tarea debe comenzar sin un documento unificado que resuma las instrucciones del cliente.
- Cero contradicciones: si hay comentarios dispersos del cliente, deben centralizarse antes de ejecutar.
- Estilo, tono y formato controlados por IA: los GPTs entrenados validan redacción, ortografía y estilo.
- Automatización como primer filtro: toda revisión debe apoyarse en GPTs entrenados antes de involucrar a un revisor humano.
- Revisión final por pares para validación estratégica, no para corrección de errores evitables.
Flujo de entregables con QA automatizado
1. Consolidación de Requerimientos del Cliente
- Recolectar y unificar todas las instrucciones, sin importar canal, fecha o persona (ej. Emeline, Cecilia, etc.).
- Resolver contradicciones si existen. El entregable no puede iniciar sin esta claridad.
- Crear un checklist unificado validado por el cliente.
Responsables: Quien recibe la solicitud + PM asignado + Líder técnico Herramienta obligatoria: Checklist estándar en Notion
2. Validación formal del checklist con cliente
- Compartir el requerimiento y el checklist para validación previa al inicio del trabajo.
- Incluir todas las decisiones de formato, logos, estilo de redacción, entregables esperados y canales.
Responsables: PM asignado + Cliente Resultado esperado: Requerimiento y Checklist aprobado y publicado en Notion
3. Producción del Entregable
- Ejecutar el entregable basándose en el requerimiento y checklist aprobado.
- Aplicar los lineamientos técnicos y de marca.
- Nombrar el archivo correctamente según los lineamientos acordados.
Responsables: Equipo ejecutor (Copy, Diseño, UX, Dev, etc.)
4. Validación automatizada con GPT
Usar GPT personalizado por cliente para:
- Revisar ortografía, puntuación, tono y estilo.
- Confirmar el uso correcto de la marca y sus términos clave.
- Detectar inconsistencias o formatos incorrectos.
Responsables: Ejecutores (cada uno es responsable de validar su entrega) Herramienta obligatoria: GPT entrenado para cada cuenta o cliente (International™, Challenger, etc.)
5. Validación contra checklist (autoevaluación asistida)
Antes de entregar:
- Validar que cada punto del checklist esté cubierto usando una autoevaluación asistida por GPT (puede ser un prompt tipo: "¿Este archivo cumple con los puntos A, B, C...?").
- Marcar cada ítem del checklist como cumplido en Notion.
- Si hay dudas que no pueda resolver el GPT, se recurre al revisor humano designado.
Responsables: Ejecutores
6. Revisión con cliente
Si el entregable es sensible (campañas, anuncios, decks de alto impacto, etc). La presentación del entregable debe estar guiada por el requerimiento y checklist Toda retroalimentación del cliente se documenta y se vuelve a integrar al checklist para futuras entregas.
Responsable: PM+ Líderes
7. Entrega formal al cliente
El archivo final debe:
- Tener versión y fecha en el nombre.
- Estar validado con GPT y checklist.
- Estar libre de errores ortográficos o de forma.
- Contar con trazabilidad de revisiones si hubo cambios.
Responsables: PM + Ejecutor
Manual de buenas prácticas y protocolos de uso de ChatGPT en Aguayo
Contenido
- Principios Generales de Uso de ChatGPT en Proyectos Aguayo
- Mejores Prácticas para Usar Prompts, Afinar Resultados y Entender al Modelo
- Protocolo de Uso de GPTs Personalizados por Cuenta/Cliente
Capítulo 1: Principios generales de uso de ChatGPT en Proyectos Aguayo
Objetivo
Aprovechar ChatGPT para generar entregables más rápidos, alineados con los objetivos del proyecto y con los estándares de calidad de Aguayo, sin reemplazar el juicio profesional.
Buenas prácticas generales
- Recomendación: Usa ChatGPT como colaborador, no como reemplazo
- Qué implica: Siempre revisa el resultado antes de entregarlo. Tu criterio manda.
- Recomendación: Usa los GPT personalizados cuando apliquen
- Qué implica: Evita usar el modelo general cuando hay un GPT específico para ese cliente o proyecto.
- Recomendación: Cada conversación debe tener un objetivo
- Qué implica: No mezcles tareas sin relación: empieza un nuevo chat por cada tema.
- Recomendación: Proporciona contexto claro
- Qué implica: Entre más información tenga, mejor será su respuesta.
- Recomendación: Dale feedback al modelo
- Qué implica: Si el resultado no es útil, explíale cómo mejorarlo. Aprenderá dentro de esa conversación.
- Recomendación: Cierra cada hilo cuando termines
- Qué implica: Esto te ayuda a mantener trazabilidad y orden en la conversación.
Capítulo 2: Mejores Prácticas para Prompts y Entendimiento del Modelo
Cómo estructurar buenos prompts
- Elemento: Objetivo claro
- Descripción: Explica para qué sirve lo que estás pidiendo.
- Ejemplo: "Necesito una versión resumida de este texto para LinkedIn"
- Elemento: Audiencia destino
- Descripción: Indica quién lo va a leer o usar.
- Ejemplo: "Está dirigido a gerentes de logística en Colombia"
- Elemento: Contexto O referencias
- Descripción: Incluye archivos, enlaces o descripción del proyecto.
- Ejemplo: "Este es el artículo base y un ejemplo aprobado por cliente"
- Elemento: Tono y estilo
- Descripción: Define cómo debe escribirse el contenido.
- Ejemplo: "Debe sonar técnico, pero claro y empático"
- Elemento: Resultado esperado
- Descripción: Explica en qué formato necesitas la respuesta.
- Ejemplo: "Devuélveme solo los bullet points con CTA"
Cómo funciona ChatGPT (breve explicación)
- El modelo no tiene memoria fuera de la conversación actual.
- Aprende del contexto que le das en cada prompt.
- Es sensible al orden, claridad y estructura del mensaje.
- No inventa a propósito, pero puede alucinar si no tiene datos suficientes → por eso debes pedirle que te pregunte antes de asumir.
- Cuanto más concreto seas, mejores resultados obtendrás.
Capítulo 3: Protocolo de Uso de GPTs Personalizados por Cuenta/Cliente
Objetivo
Mantener la calidad, claridad y enfoque de cada GPT creado para una cuenta de cliente, garantizando que sirvan como herramientas precisas, coherentes y seguras.
Reglas de uso
- Regla: 1. Cada GPT tiene un propósito único
- Aplicación: Solo usar el GPT de International™ para esa cuenta. No mezcles temas.
- Regla: 2. Da contexto al inicio
- Aplicación: Tipo de entregable, objetivo, público, formato esperado.
- Regla: 3. Una conversación, una tarea
- Aplicación: No combines revisiones de texto con estrategia o análisis de datos en el mismo hilo.
- Regla: 4. Cierra cada conversación
- Aplicación: Informa cuando ya no se necesiten más respuestas sobre ese tema.
- Regla: 5. No lo reentrenes sin permiso
- Aplicación: Si el GPT te responde mal, no intentes cambiar su forma de operar. Reporta al responsable.
- Regla: 6. Usa archivos bien nombrados
- Aplicación: Ej: Propuesta_DealerMeeting_Perú_Julio2025.pdf
- Regla: 7. Informa cambios importantes
- Aplicación: Si cambió el tono de marca o estrategia, notifica para que se actualice el GPT.